در گردش کاری املاک، برخی فایل‌ها پس از مدتی دیگر فعال نیستند؛ مثلاً ملکی که فروش رفته یا فروگذار شده، یا متقاضی‌ای که فعلاً منصرف شده است. اما این به معنی بی‌ارزش شدن آن اطلاعات نیست. ممکن است چند ماه بعد همان مالک قصد فروش ملک دیگری داشته باشد یا همان متقاضی دوباره به بازار برگردد. به همین دلیل، پایش امکان بایگانی کردن اطلاعات را فراهم کرده است. شما می‌توانید فایل‌های ملک، متقاضیان یا حتی اشخاص را آرشیو کنید تا از فهرست جاری خارج شوند اما همچنان در سیستم محفوظ بمانند.

ویژگی‌ها و منافع سیستم بایگانی پایش:

• آرشیو انعطاف‌پذیر: هر زمان که بخواهید، می‌توانید یک فایل را بایگانی کنید. اطلاعات بایگانی‌شده در بخش جداگانه‌ای ذخیره می‌شوند و به طور پیش‌فرض در نتایج جستجوی عادی نمایش داده نمی‌شوند، تا لیست فعلی شما خلوت و مرتب باقی بماند.
• جستجو در آرشیو: هر وقت نیاز داشتید، می‌توانید روی موارد بایگانی‌شده نیز جستجو انجام دهید. مثلاً دنبال فایلی می‌گردید که سال گذشته فروخته شد؛ با جستجو در آرشیو فوری آن را پیدا می‌کنید و شاید از اطلاعاتش (مثلاً برای فایل مشابه یا تماس با همان مالک) استفاده کنید.
• بازگرداندن به لیست جاری: اگر یک فایل آرشیوی دوباره فعال شد (مثلاً ملکی که فروش رفته بود، مالک جدید بخواهد بفروشد)، به‌راحتی می‌توانید آن را از آرشیو بازگردانید تا دوباره در لیست جاری شما ظاهر شود و قابل استفاده مجدد باشد. همه اطلاعات قبلی آن دست‌نخورده باقی مانده و نیاز نیست از نو وارد کنید.
• پشتیبان‌گیری خودکار: پایش برای حفظ امنیت اطلاعات، امکان پشتیبان‌گیری و ذخیره داده‌ها را نیز فراهم کرده است. شما می‌توانید هر زمان که خواستید از اطلاعات خود یک نسخه پشتیبان (Backup) تهیه کنید. حتی اگر نرم‌افزار را از روی کامپیوتر حذف کنید یا ویندوزتان عوض شود، با ورود دوباره به سامانه، نسخه پشتیبان بدون نیاز به اینترنت نیز قابل بازیابی و استفاده است. این یعنی داده‌های شما تحت هر شرایطی امن باقی می‌ماند.
• حذف نرم‌افزار بدون دغدغه: مورد جالب این است که حتی اگر نرم‌افزار را پاک کنید، اطلاعات شما از بین نمی‌رود؛ چون روی سرور ایمن نگهداری شده (در صورت همگام‌سازی آنلاین) یا در فایل پشتیبان موجود است. هر زمانی که دوباره نرم‌افزار را نصب کنید و وارد حساب خود شوید، داده‌ها بازیابی می‌شوند.

با وجود این قابلیت‌ها، دیگر نگران انباشت اطلاعات قدیمی یا از دست رفتن داده‌های گذشته نخواهید بود. شما می‌توانید بانک اطلاعاتی خود را تمیز و به‌روز نگه دارید و در عین حال مطمئن باشید هیچ اطلاعات ارزشمندی پاک یا گم نمی‌شود. آرشیوسازی به مدیریت بهتر اطلاعات و تمرکز روی موارد فعال کمک می‌کند، ولی هر زمان به گذشته نیاز داشتید، تنها چند کلیک با آن فاصله دارید. این سطح از انعطاف در مدیریت داده‌ها به شما قدرت تحلیل بیشتری هم می‌دهد (مثلاً بررسی کنید در سال گذشته چه تعداد فایل فروش داشتید و روند بازار چگونه بوده است). خلاصه اینکه پایش حافظ تمام خاطرات و سوابق کاری شما خواهد بود، بدون اینکه مزاحم کارهای روزمره‌تان شود.