هر معامله ملکی معمولاً با تبادل مبالغ و پرداخت کمیسیون همراه است. همچنین هر دفتر املاک هزینه‌های جاری خود را دارد. پایش برای مدیریت امور مالی نیز یک بخش صندوق مکانیزه در نظر گرفته که در واقع یک سیستم حسابداری کوچک اما کاربردی مخصوص مشاورین املاک است. در این قسمت می‌توانید تمامی دریافت‌ها و پرداخت‌های مربوط به معاملات و دفتر را ثبت و گزارش‌گیری کنید.

ویژگی‌ها و قابلیت‌های صندوق مکانیزه:

• ثبت هزینه‌ها و کمیسیون‌ها: هر معامله‌ای که انجام می‌دهید (مثلاً فروش یک ملک)، می‌توانید مبلغ کمیسیون دریافتی را در صندوق ثبت کنید. همچنین اگر هزینه‌ای بابت تبلیغات، رفت‌وآمد یا هر چیز دیگری داشتید، قابل ثبت است. بدین ترتیب یک دفتر مالی منظم خواهید داشت که تمام ورودی‌ها و خروجی‌های مالی شما را نشان می‌دهد.
• گزارش عملکرد مالی: بخش گزارشات این امکان را می‌دهد که عملکرد مالی دفتر را در بازه‌های زمانی دلخواه ببینید. مثلاً مجموع کمیسیون‌های دریافتی در ماه گذشته، یا هزینه‌های انجام‌شده در سه‌ماهه اول سال. این گزارش‌ها برای ارزیابی سودآوری و کنترل مخارج بسیار مفید است.
• خروجی مخصوص مالیات: اگر قصد داشته باشید اظهارنامه مالیاتی یا گزارش به اداره دارایی ارائه کنید، پایش این کار را آسان کرده است. خروجی‌های استاندارد مالیاتی در صندوق مکانیزه وجود دارد که مطابق با نیازهای اداره امور مالیاتی طراحی شده است. این یعنی شما با چند کلیک، گزارش مورد قبول مراجع رسمی را به دست می‌آورید.
• چندکاربره با تعیین سطوح دسترسی: صندوق مکانیزه می‌تواند توسط مدیر یا حسابدار دفتر به‌صورت اختصاصی مدیریت شود. شما می‌توانید دسترسی به این بخش را محدود کنید تا فقط افراد معینی بتوانند اطلاعات مالی را ببینند یا ویرایش کنند (برای حفظ محرمانگی مالی).
• دسته‌بندی تراکنش‌ها: امکان تعریف دسته‌های مختلف برای هزینه‌ها و درآمدها وجود دارد (مثلاً کمیسیون، هزینه تبلیغات، حقوق کارمندان، اجاره دفتر و …). این کار باعث می‌شود در گزارش‌ها بتوانید بفهمید هر دسته چه مبلغی داشته و تحلیل مالی دقیق‌تری انجام دهید.

با داشتن صندوق مکانیزه، دیگر نیازی به دفاتر حسابداری جداگانه یا فایل‌های Excel پیچیده برای حساب کتاب نخواهید داشت. همه چیز در دل همان نرم‌افزار مدیریتی شماست و یکپارچگی اطلاعات را حفظ می‌کند. شفافیت مالی حاصل از استفاده این سیستم به تصمیم‌گیری‌های بهتر هم کمک می‌کند؛ مثلاً متوجه می‌شوید کدام نوع معاملات سودآوری بیشتری برای شما داشته یا کدام هزینه‌ها بیشترین سهم را دارند.

در مجموع، صندوق مکانیزه پایش یک ابزار ساده اما موثر برای منظم کردن امور مالی آژانس املاک است. حتی اگر خیلی با حسابداری آشنا نباشید، کار با آن راحت است ولی خروجی آن حرفه‌ای و دقیق خواهد بود. دیگر آخر ماه نگران جمع‌آوری فاکتورها و محاسبه درآمدهایتان نخواهید بود؛ پایش قبلاً همه را برای شما جمع زده است!