ثبت متقاضیان ملک و مدیریت درخواست‌ها
فرآیند کاری یک مشاور املاک تنها به داشتن فایل‌های ملک ختم نمی‌شود؛ بلکه مدیریت متقاضیان خرید یا اجاره نیز نیمی از ماجراست. در پایش بخشی مجزا و کامل برای ثبت متقاضیان ملک در نظر گرفته شده است. هر فرد یا مشتری که به شما مراجعه می‌کند و به دنبال ملکی با شرایط مشخصی است می‌تواند به عنوان یک متقاضی در سیستم ثبت شود. اطلاعاتی مانند نام و مشخصات تماس او، نوع ملک درخواستی، محدوده موردنظر، بودجه، شرایط پرداخت و هر ترجیح دیگری در این پروفایل ذخیره می‌گردد.
پس از ثبت متقاضیان، شما به‌راحتی می‌توانید درخواست‌های آنان را جستجو و پیگیری کنید:
- جستجوی تقاضا: مشابه بخش املاک، برای تقاضاها نیز امکان جستجوی سریع و پیشرفته وجود دارد. فرض کنید یک فایل جدید وارد کرده‌اید؛ می‌خواهید ببینید آیا مشتری‌ای که چنین ملکی می‌خواسته نزد شما ثبت شده یا نه. کافیست در بخش تقاضاها جستجو کنید تا لیست متقاضیان مطابق با آن فایل ظاهر شود.
- تطبیق خودکار ملک و تقاضا: یکی از قابلیت‌های هوشمند پایش این است که پس از ثبت یا جستجوی یک تقاضا، فوراً می‌توانید ببینید چه فایل‌هایی با آن تقاضا مطابقت دارند. یک دکمه تطبیق در نتایج جستجو تعبیه شده که با کلیک روی آن، سیستم همه فایل‌های موجود را با نیازهای آن متقاضی تطبیق می‌دهد. نتایج تطبیق به شما نشان می‌دهد کدام املاک مناسب این درخواست هستند.
- در ارتباط بودن با متقاضی: وقتی از طریق پایش متوجه شدید که مثلاً ۵ ملک با درخواست یک مشتری همخوانی دارد، می‌توانید به سرعت به آن مشتری اطلاع دهید. این کار یا از طریق تماس تلفنی سنتی قابل انجام است، یا اگر بخواهید حرفه‌ای‌تر عمل کنید، می‌توانید از ارسال پیامک خودکار استفاده کنید (سیستم تطبیق پایش امکان ارسال مشخصات ملک منطبق به متقاضی را نیز دارد).
- ثبت نتیجه و یادداشت: برای هر متقاضی می‌توانید وضعیت را بروزرسانی کنید. مثلاً اگر ملکی به او پیشنهاد شد و بازدید کرد، می‌توانید یادداشتی در پروفایلش بگذارید که نظرش چه بود یا قرار بعدی چه زمانی است. اینگونه هر تعامل و مکاتبه‌ای با او ثبت می‌شود و هیچوقت فراموش نخواهید کرد در چه مرحله‌ای هستید.
مدیریت متقاضیان به این شکل ساخت‌یافته کمک می‌کند هیچ مشتری مهمی را از دست ندهید. بسیاری از مشاوران سنتی، لیست متقاضیانشان روی کاغذ یا حافظه شخصی است و گاهی اوقات برخی افراد به فراموشی سپرده می‌شوند. اما با پایش، تمام متقاضیان مثل یک بانک اطلاعاتی ارزشمند مرتب‌سازی شده‌اند. به محض اضافه شدن یک فایل جدید، می‌توانید ببینید مناسب چه کسانی است. یا برعکس، اگر یک فایل فروش فوری داشته باشید، سریع افرادی را که دنبال چنین موردی بودند پیدا می‌کنید. این یعنی سازمان‌دهی حرفه‌ای مشتریان که نهایتاً به تسریع معاملات و رضایت هر دو طرف (خریدار و فروشنده) منجر می‌شود.