در کسب‌وکار املاک، شما با افراد بسیاری سر و کار دارید: مالکین املاک، خریداران و مستأجران (متقاضیان)، همکاران مشاور املاک، و سایر افراد مرتبط. پایش بخشی اختصاصی برای مدیریت اشخاص در نظر گرفته است که به شما اجازه می‌دهد اطلاعات همه این افراد را به شکل ساخت‌یافته ذخیره و استفاده کنید. هر شخصی که با دفتر شما در ارتباط است، می‌تواند یک پروفایل در برنامه داشته باشد.

چند نکته در مورد ثبت اشخاص در پایش:

• ورود خودکار مالک و متقاضی: وقتی شما یک ملک جدید ثبت می‌کنید، اطلاعات مالک آن (نام، تلفن و …) به‌صورت خودکار در بخش اشخاص ذخیره می‌شود. همچنین هنگام ثبت یک تقاضا، مشخصات آن متقاضی نیز در لیست اشخاص اضافه می‌گردد. این باعث می‌شود نیازی به وارد کردن دوباره اطلاعات تکراری نباشد؛ یک بار اطلاعات هر فرد را وارد کنید، هرکجا نیاز بود از آن استفاده خواهد شد.
• گروه‌بندی و دسته‌بندی: شما می‌توانید اشخاص را بر اساس معیارهای دلخواه گروه‌بندی کنید. برای مثال گروه “مالکین برج‌های منطقه X” یا گروه “مشتریان علاقه‌مند به پیش‌خرید”. این کار برای ارسال پیامک‌های گروهی یا پیگیری‌های منظم بسیار کاربرد دارد.
• جستجوی اشخاص: اگر شماره تلفنی روی موبایل‌تان افتاده و نمی‌دانید متعلق به کدام مشتری است، کافی است در بخش اشخاص پایش جستجو کنید. با وارد کردن شماره یا نام، فوراً فرد مربوطه و سوابقش را خواهید یافت. این عالی است چون اطلاعات تماس همه در یک دفترچه تلفن دیجیتال جمع شده است.
• جزئیات وسیع: در پروفایل هر شخص می‌توانید جزئیات زیادی ذخیره کنید: نام، تلفن‌های تماس، ایمیل، تاریخ تولد، شغل، آدرس و هر توضیح خاص. حتی می‌توانید یادداشت‌هایی مثل “این مالک بسیار خوش‌قول است” یا “فلان مشتری فقط آخر هفته‌ها برای بازدید وقت دارد” را ثبت کنید تا دفعه بعد به یاد داشته باشید.
• ارتباط با فایل‌ها و معاملات: هر شخصی که ثبت شده باشد، اگر ملکی متعلق به او ثبت کنید یا درخواستی مربوط به او ثبت کنید، ارتباط‌ها لینک می‌شود. یعنی در پروفایل یک مالک می‌توانید ببینید کدام املاک را سپرده است، یا در پروفایل یک خریدار ببینید چه تقاضاهایی داشته و کدام ملک را در نهایت خریداری کرده است. این دید ۳۶۰ درجه به شما کمک می‌کند روابط را بهتر مدیریت کنید.

بخش مدیریت اشخاص در حقیقت یک سیستم مدیریت ارتباط با مشتری (CRM) کوچک اما تخصصی برای املاک است. با استفاده از آن مطمئن می‌شوید که هیچ مخاطبی فراموش نمی‌شود و همه ارتباطات شما ثبت و قابل پیگیری است. همچنین همان‌طور که در بخش پیامک گفتیم، از این قسمت می‌توانید تعاملات بازاریابی هدفمند انجام دهید (مثلاً تبریک روز تولد یا ارسال پیشنهادات خاص). در نهایت، سامان‌دهی افراد مرتبط با کسب‌وکار شما، موجب می‌شود روابط قوی‌تر و حرفه‌ای‌تری بسازید و اعتبارتان نزد مشتریان افزایش یابد. در بازار املاک، اعتمادی که مشتری به شما دارد بزرگ‌ترین سرمایه است، و مدیریت مناسب اطلاعات مشتریان به تقویت این اعتماد کمک شایانی خواهد کرد.