در یک آژانس املاک ممکن است برخی فایل‌ها خصوصی‌تر باشند یا مثلاً یک مشاور نخواهد تا قبل از نهایی شدن قرارداد، سایرین به فایل او دسترسی داشته باشند. یا شاید بخواهید یک فایل خاص را تنها با یک همکار معین به اشتراک بگذارید. نرم‌افزار پایش برای این سطح از کنترل نیز راهکار دارد: اشتراک‌گذاری انتخابی فایل‌ها.

جزئیات عملکرد این امکان:

• تعیین دسترسی بر اساس فایل: به طور پیش‌فرض، در حالت چندکاربره تمامی فایل‌های ثبت‌شده (بسته به سطح دسترسی تعریف‌شده) برای کاربران قابل مشاهده است. اما شما می‌توانید روی یک فایل ملک یا یک تقاضای خاص تنظیم کنید که فقط کاربران مشخصی قادر به دیدن یا ویرایش آن باشند. با این کار، آن فایل از دید سایر کاربران پنهان می‌شود.
• جلوگیری از مشاهده توسط برخی: مثلاً ۱۰ مشاور در دفتر شما کار می‌کنند. یک فایل ارزشمند دارید که منبع آن را خودتان پیدا کرده‌اید و می‌خواهید ابتدا خودتان روی آن کار کنید؛ می‌توانید آن را فقط برای خودتان Private (خصوصی) نگه دارید یا تنها با یکی از مشاوران باتجربه‌تر به اشتراک بگذارید. بقیه تا زمان فروش یا تا زمانی که شما صلاح بدانید، آن را نخواهند دید.
• اشتراک‌گذاری با یک کلیک: در صفحه هر فایل، بخشی برای اشتراک‌گذاری وجود دارد که نام کاربران سیستم را لیست می‌کند. کافیست تیک کنار نام هر کسی که اجازه دارد فایل را ببیند بزنید. به همین سادگی دسترسی تنظیم می‌شود. می‌توانید این لیست را هر زمان تغییر دهید.
• حفظ هماهنگی تیم با کنترل اطلاعات: این قابلیت باعث می‌شود هم هماهنگی تیمی داشته باشید (چون اصل اطلاعات در سیستم است) و هم رقابت سالم (چون هرکس تلاش خودش را می‌کند فایل‌ها را بیاورد و تا مدتی خودش بهره‌برداری کند). از طرفی اگر مدیری بخواهد بعضی فایل‌های حساس یا VIP فقط توسط خودش مدیریت شود، ابزار لازم را در اختیار دارد.

به طور کلی، انعطاف در اشتراک‌گذاری نشانه دیگری از رویکرد مشتری‌محور پایش است. نرم‌افزار به شما انتخاب می‌دهد که چگونه کسب‌وکارتان را اداره کنید. چه بخواهید کاملاً باز و مشارکتی عمل کنید، چه بخواهید در مقاطعی اطلاعات را محدود کنید، سیستم آماده خدمت‌رسانی است. این ویژگی به‌ویژه برای دفاتر املاک بزرگ که سلسله‌مراتب و استراتژی‌های خاص دارند، بسیار کاربردی است. با پایش کنترل کامل در دست شماست.