کار گروهی نباید به معنی بازبودن همه پرونده‌ها برای همه افراد باشد. در پایش مدیریت کاربر و دسترسی معرفی شده است. برای استفاده درست، ابتدا نقش‌ها را تعریف کنید: مدیر دفتر، مسئول فایلینگ و مشاوری که فقط پرونده‌های خودش را پیگیری می‌کند.
دسترسی را با کار واقعی هماهنگ کنید
فهرستی از کارهای هر نقش بنویسید: مشاهده شماره مالک، ثبت فایل، ویرایش قیمت، حذف یا خروجی گرفتن. سپس از پشتیبانی بپرسید کدام‌یک در نسخه شما جداگانه کنترل می‌شود. وجود عنوان «سطح دسترسی» به‌تنهایی جزئیات این محدودیت‌ها را ثابت نمی‌کند.
گزارش فعالیت وقتی مفید است که قابل پیگیری باشد
گزارش کاربران می‌تواند برای بررسی تغییرات به کار بیاید. به‌جای جمع‌کردن گزارش بدون هدف، یک سؤال مشخص داشته باشید؛ مثلاً چه کسی مشخصات این پرونده را تغییر داده است؟ یک تغییر نمونه انجام دهید و ببینید گزارش چه اطلاعاتی نشان می‌دهد.
برای بررسی در عمل
- برای یک همکار حساب آزمایشی مستقل بسازید.
- دسترسی مجاز و غیرمجاز را با همان حساب امتحان کنید.
- هنگام پایان همکاری، روش قطع دسترسی را در روال دفتر داشته باشید.
نوشته و تحلیل ایران املاک · بازنگری متن: . منبع رسمی امکانات و آموزش پایش. مثال‌ها پیشنهادهای کاری این راهنما هستند؛ بررسی مستندات جای آزمون عملی نسخه مورد استفاده را نمی‌گیرد.